Formation Outlook 2013/2016 – Niveau 1

Outlook 2013/2016 est un outil d’organisation et de communication, qui contribue fortement à notre efficacité individuelle et collective. Pourtant, malgré de nombreuses fonctionnalités très utiles, Outlook est souvent mal exploité. Comment l’exploiter au quotidien ? Cette formation vise un double-objectif, vous permettre d’acquérir la maîtrise fonctionnelle d’Outlook 2013/2016 et de vous apporter également des solutions pour adapter cet outil à votre activité et mieux vous organiser.

Programme en PDF

 

Le programme :

  1. Personnaliser Outlook
  • Paramétrer les options de sa messagerie et du calendrier.
  • Personnaliser l’affichage des différents modules : tris, regroupements, sélecteur de champs.
  • Gérer ses favoris.
  1. Gérer ses messages, organiser le classement et l’archivage
  • Trier et filtrer ses messages.
  • Créer des modèles de messages réutilisables.
  • Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
  • Gérer ses mails pendant son absence.
  • Filtrer automatiquement le courrier indésirable (spam).
  • Organiser le classement de ses mails dans des fichiers de données Outlook.
  • Créer des règles pour automatiser le classement.
  1. Maîtriser la gestion des pièces jointes et des liens
  • Identifier les principaux formats.
  • Compresser pour optimiser l’envoi de fichiers lourds (zip).
  • Protéger ses fichiers joints : la solution Acrobat (PDF).
  • Adresser des liens hypertextes.
  • Réviser en ligne un document : le suivi des modifications.
  1. Gérer son carnet d’adresses
  • Créer ses propres contacts et listes de distribution.
  • Regrouper ses contacts par catégorie.
  • Echanger des cartes de visite.
  • Importer et exporter un groupe de contacts.
  • Opérer un publipostage de ses contacts.
  1. Planifier et organiser ses activités
  • Créer des rendez-vous et événements ponctuels.
  • Planifier des éléments périodiques
  • Transformer un mail en tâche ou en rendez-vous.
  • Organiser et suivre ses tâches.
  • Intégrer des rappels automatiques.
  • Se créer des « pense-bêtes » : les notes.
  1. Organiser le travail collaboratif
  • Partager des agendas, des contacts.
  • Définir des autorisations d’accès.
  • Organiser des réunions : inviter les participants, gérer les modifications, les annulations.
  • Utiliser un agenda de groupe.
  • Déléguer et suivre des tâches.
  • Créer un dossier de partage : les dossiers publics.
  • Mettre à disposition des ressources communes.